از تاریخ ۲۹ جولای ۲۰۲۵، اداره مهاجرت، پناهندگی و شهروندی کانادا (IRCC) سیاست تازه‌ای را در خصوص رسیدگی به درخواست‌های ریجکت‌شده ویزا به اجرا گذاشته است. بر مبنای این تغییر مهم، افرادی که درخواست ویزای آن‌ها با مخالفت روبرو شود، همزمان با دریافت نامه رد درخواست، یادداشت افسر مهاجرت (نوت آفیسر) را نیز به صورت خودکار دریافت خواهند کرد.
این رویکرد جدید باعث می‌شود متقاضیان دیگر نیازی به طی روند پیچیده و پرهزینه‌ی ثبت درخواست دسترسی به اطلاعات (ATIP) برای دانستن دلیل رد پرونده نداشته باشند. شفافیت تازه ایجادشده به متقاضیان امکان می‌دهد با شناخت بهتر از دلایل رد ویزا (مانند نقص در مدارک یا عدم وابستگی کافی به کشور مبدا)، در جهت اصلاح و بهبود پرونده خود در آینده اقدام کنند. اجرای این سیاست در حالی صورت می‌گیرد که نرخ ویزای تحصیلی از ۶۰٪ در سال ۲۰۲۳ به ۴۸٪ در سال ۲۰۲۴ کاهش یافته بود؛ موضوعی که موجب افزایش بی‌سابقه درخواست‌های نوت افسر شده بود.
تفاوت بین «نوت آفیسر» و «نوت‌های GCMS»
پیش‌تر، متقاضیان برای دستیابی به جزئیات پرونده خود ناگزیر به ارائه درخواست رسمی ATIP برای دریافت «نوت‌های GCMS» بودند. این نوت‌ها حاوی گزارش‌های کامل، یادداشت‌های افسر، مراحل رسیدگی و اطلاعات ثبت‌شده در سیستم مدیریت پرونده جهانی IRCC هستند.
اما نوت‌هایی که اکنون به‌طور خودکار در هنگام رد درخواست ارسال می‌شوند، تفاوت‌های اساسی با نوت‌های GCMS دارند:
نوت آفیسر: به‌صورت خودکار همراه با نامه رد ارسال شده و حاوی خلاصه‌ای از دلایل اصلی ریجکت است. نیاز به هیچ‌گونه درخواست جداگانه‌ای ندارد.
نوت‌های GCMS: باید از طریق فرایند رسمی ATIP درخواست شوند و اطلاعات بسیار جامع‌تری از روند بررسی پرونده در اختیار می‌گذارند. بر اساس قوانین، IRCC و آژانس خدمات مرزی کانادا (CBSA) ملزم‌اند طی ۳۰ روز به این درخواست‌ها پاسخ دهند، هرچند در موارد پیچیده ممکن است نیاز به زمان بیشتری باشد.
با این توضیح، اگرچه نوت‌های GCMS همچنان منبع اصلی و کامل اطلاعات درباره یک پرونده هستند، اما نوت آفیسر، راهی سریع‌تر برای اطلاع از دلایل ریجکت است.
هدف از ارائه نوت آفیسر: شفاف‌سازی و کاهش مراجعات حقوقی
هدف از اجرای این سیاست جدید توسط IRCC، افزایش شفافیت در فرآیند تصمیم‌گیری است. در گذشته، بسیاری از متقاضیان با نامه‌های مبهم ریجکت مواجه می‌شدند و برای پی‌بردن به دلایل رد، مجبور به طی مسیر قانونی از جمله ثبت ATIP یا درخواست بررسی قضایی (Judicial Review) بودند.
اما با ارائه خودکار نوت آفیسر، دو هدف اصلی دنبال می‌شود:
کاهش ابهام و تسهیل تصمیم‌گیری برای متقاضی: با آگاهی از دلایل روشن ریجکت، فرد می‌تواند تصمیم بگیرد که آیا قصد ارسال درخواست جدید دارد یا خیر.
کاهش بار حقوقی و اداری بر سیستم: با روشن‌تر شدن دلایل رد، از تعداد درخواست‌های رسمی ATIP و پرونده‌های قضایی کاسته می‌شود و بار کمتری بر دوش سیستم مهاجرتی و قضایی کانادا قرار می‌گیرد.
چه نوع درخواست‌هایی مشمول دریافت خودکار نوت آفیسر هستند؟
در حال حاضر، این طرح صرفاً برای برخی از دسته‌های خاص درخواست‌ها اجرا می‌شود، از جمله:
ویزای توریستی (TRV): شامل ویزاهای اقامت موقت و بازدیدکننده است، اما eTA و مجوز اقامت موقت (TRP) را در بر نمی‌گیرد.
ویزیتور رکورد (Visitor Record): متقاضیانی که پس از ورود قانونی به کانادا، تقاضای تمدید اقامت توریستی آن‌ها رد شده است.
مجوز تحصیل (Study Permit): درخواست‌های مربوط به ویزای تحصیلی که رد شده‌اند.
مجوز کار (Work Permit): شامل ویزاهای کاری که بنا به دلایلی مورد موافقت قرار نگرفته‌اند.
🔺 نکته مهم: متقاضیانی که از طریق پرتال جدید IRCC برای ویزا اقدام کرده‌اند، فعلاً شامل این طرح نمی‌شوند. با این حال، IRCC اعلام کرده که قصد دارد این سیاست را در آینده به سایر انواع درخواست‌ها نیز تعمیم دهد.
فرآیند ارسال نوت آفیسر برای پرونده‌های رد شده
همان‌گونه که ذکر شد، اداره مهاجرت کانادا این یادداشت‌ها را به‌صورت خودکار و بدون نیاز به پیگیری خاصی همراه با نامه رد درخواست برای متقاضی یا نماینده قانونی وی (نظیر وکیل مهاجرت) ارسال خواهد کرد.
البته در برخی موارد خاص، به دلایل امنیتی یا ملاحظات حریم خصوصی، ممکن است بخشی از محتوای نوت آفیسر حذف شود. با این وجود، در حالت کلی، انتظار می‌رود این نوت‌ها اطلاعات لازم را در اختیار متقاضی قرار دهند.
واکنش‌ها و چالش‌های اولیه: آیا شفافیت کافی وجود دارد؟
اگرچه این اقدام با استقبال گسترده روبرو شد، اما بررسی‌های میدانی و اظهارنظر کارشناسان مهاجرتی نشان می‌دهد که اجرای آن خالی از مشکل نبوده است. سه دغدغه اصلی به‌شرح زیر گزارش شده است:
محدود بودن اطلاعات و ضعف در کیفیت محتوا: بسیاری از وکلا و فعالان مهاجرتی تنها دو روز پس از شروع طرح، نوت‌های ارائه‌شده را «کوتاه، سطحی و فاقد جزئیات مفید» توصیف کردند. در صورتی که این نوت‌ها تنها شامل جملات کلیشه‌ای و آماده باشند، کاربرد عملی چندانی برای متقاضی نخواهند داشت.
ادامه نیاز به پیگیری‌های رسمی: به علت ناکافی بودن اطلاعات ارائه‌شده در نوت‌های آفیسر، پیش‌بینی می‌شود که متقاضیان همچنان برای دسترسی به اطلاعات کامل‌تر، مجبور به استفاده از ATIP یا حتی مسیرهای قضایی شوند.
عدم شفاف‌سازی فرایند تصمیم‌گیری: نوت‌های جدید تنها خلاصه‌ای از نتیجه نهایی را ارائه می‌دهند و اطلاعاتی درباره روش‌های پردازش (مانند استفاده از نرم‌افزار Chinook)، اولویت‌بندی یا جدول زمان‌بندی بررسی‌ها در آن‌ها گنجانده نشده است. این موضوع می‌تواند باعث پنهان ماندن برخی فرآیندهای تصمیم‌گیری شود.
در مجموع، اگرچه این اقدام گامی رو به جلو در جهت افزایش شفافیت محسوب می‌شود، اما موفقیت واقعی آن وابسته به میزان جزئیات و کیفیت اطلاعاتی است که در یادداشت‌های آفیسر ارائه خواهد شد. انتظار می‌رود با بازخوردهای جامعه مهاجرتی، این طرح در مراحل بعدی اصلاح و بهبود یابد.
